Это не официальный сайт wikipedia.org 01.01.2023

Система управления документами — Википедия
Википедия

Система управления документами

Система управления документами, СУД, DMS (англ. Document management system) — компьютерная система (или набор компьютерных программ), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных артефактов) бумажных документов. Системы управления документами (DMS) обычно рассматриваются как компонент систем управления содержимым масштаба предприятия (Enterprise Content Management System, ECMS), разновидности систем управления содержимым (CMS).

В общем случае системы управления документами (DMS) предоставляют хранение, версионирование, пометку метаданными и безопасность по отношению к документам, а также индексирование и развитые возможности поиска документа.

Сервисы DMSПравить

МетаданныеПравить

Метаданные обычно хранятся для каждого документа. Метаданные, например, могут включать дату занесения документа в хранилище и идентификатор пользователя, совершившего это действие. DMS также может извлекать метаданные из документа автоматически или запрашивать их у пользователя. Некоторые системы предоставляют сервис оптического распознавания текста сканированных документов или извлекают текст из электронных документов. Используя извлечённый текст, система позволяет производить поиск документа по ключевым словам внутри документа.

ИнтеграцияПравить

Многие системы управления документами пытаются интегрировать функцию управления документами непосредственно в различные приложения, позволяя пользователю получать документ сразу из хранилища системы управления документами, делать какие-либо модификации, и сохранять его обратно в хранилище в качестве новой версии, и всё это проделывать в одном приложении, не выходя из него. Данная интеграция, в основном, доступна для офисных пакетов и почтовых клиентов или для программного обеспечения, предназначенного для групповой/коллективной работы. Интеграция обычно подразумевает использование открытых стандартов, таких как: ODMA, LDAP, WebDAV и SOAP.

ЗахватПравить

Перевод в цифровой вид бумажных документов, используя сканеры и МФУ. Также часто используется программное обеспечение для оптического распознавания текста, чтобы конвертировать цифровые изображения в машиночитаемый текст.

ИндексированиеПравить

Индексирование предоставляет возможность классифицировать документы посредством метаданных и словарного индекса текста, извлеченного из документа. Индексация существует, главным образом, для поддержки развитых возможностей поиска документов. Одно из главных условий быстрого и качественного поиска — это создание индекса документа.

ХранилищеПравить

Хранит электронные документы. Хранилище документов также включает в себя и управление тех же самых документов, которое оно хранит. Также хранилище обеспечивает миграцию с одного носителя на другой и целостность данных.

Хранилище документов может представлять собой как файловое хранилище, так и хранилище в виде СУБД (базы данных). В свою очередь, хранилище документов в СУБД может производиться как в одной (единой) базе данных, так и в раздельных базах данных.

Нормативные требованияПравить

К основным нормативным требованиям к системам управления документами организаций относятся:

  • Федеральный закон "Об обязательном экземпляре документов" от 29.12.1994 № 77-ФЗ[1]
  • Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 № 63-ФЗ[2]
  • Приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения"[3]
  • Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"[4]
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов[5]
  • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы[6]
  • ГОСТ Р ИСО 30300-2015 СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь[7]
  • ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования [8]
  • ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы[9]
  • ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами[10]
  • ГОСТ Р 53898-2013 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению[11]
  • ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем[12]
  • ГОСТ Р ИСО 11442-2014 Техническая документация на продукцию. Управление документацией[13]
  • ГОСТ Р ИСО/ТС 10303-1297-2012 Системы автоматизации производства и их интеграция. Представление данных об изделии и обмен этими данными. Часть 1297. Прикладной модуль. Управление документами по прикладному протоколу ПП239[14]
  • Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 года № 33 Государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ)[15]
  • Приказ Росархива от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях" [16]
  • Приказ Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ и Федеральной службы охраны РФ от 4 декабря 2020 г. N 667/233 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций"[17]

См. такжеПравить

ПримечанияПравить

  1. ↑ Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" (с изменениями и дополнениями) | ГАРАНТ  (неопр.). base.garant.ru. Дата обращения: 19 мая 2021. Архивировано 22 марта 2012 года.
  2. ↑ Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (с изменениями и дополнениями) | ГАРАНТ  (неопр.). base.garant.ru. Дата обращения: 19 мая 2021. Архивировано 19 мая 2021 года.
  3. ↑ Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" | ГАРАНТ  (неопр.). base.garant.ru. Дата обращения: 19 мая 2021. Архивировано 19 мая 2021 года.
  4. ↑ Приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" | ГАРАНТ  (неопр.). base.garant.ru. Дата обращения: 19 мая 2021. Архивировано 19 мая 2021 года.
  5. ↑ ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов  (неопр.). Дата обращения: 19 мая 2021. Архивировано 19 мая 2021 года.
  6. ↑ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы  (неопр.). Дата обращения: 19 мая 2021. Архивировано 19 мая 2021 года.
  7. ↑ ГОСТ Р ИСО 30300-2015 СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь  (неопр.). Дата обращения: 19 мая 2021. Архивировано 19 мая 2021 года.
  8. ↑ ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования  (неопр.). Дата обращения: 19 мая 2021. Архивировано 19 мая 2021 года.
  9. ↑ ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы  (неопр.). Дата обращения: 19 мая 2021. Архивировано 19 мая 2021 года.
  10. ↑ ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами  (неопр.). Дата обращения: 19 мая 2021. Архивировано 19 мая 2021 года.
  11. ↑ ГОСТ Р 53898-2013 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению  (неопр.). Дата обращения: 19 мая 2021. Архивировано 19 мая 2021 года.
  12. ↑ ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем  (неопр.). Дата обращения: 19 мая 2021. Архивировано 19 мая 2021 года.
  13. ↑ ГОСТ Р ИСО 11442-2014 Техническая документация на продукцию. Управление документацией  (неопр.). Дата обращения: 19 мая 2021. Архивировано 19 мая 2021 года.
  14. ↑ ГОСТ Р ИСО/ТС 10303-1297-2012 Системы автоматизации производства и их интеграция. Представление данных об изделии и обмен этими данными. Часть 1297. Прикладной модуль. Управление документами по прикладному протоколу ПП239  (неопр.). Дата обращения: 19 мая 2021. Архивировано 19 мая 2021 года.
  15. ↑ Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 года № 33 Государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ)  (неопр.). Дата обращения: 19 мая 2021. Архивировано 19 мая 2021 года.
  16. ↑ Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях" | ГАРАНТ  (неопр.). base.garant.ru. Дата обращения: 19 мая 2021. Архивировано 19 мая 2021 года.
  17. ↑ Приказ Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ и Федеральной службы охраны РФ от 04.12.2020 N 667/233 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций" | ГАРАНТ  (неопр.). base.garant.ru. Дата обращения: 19 мая 2021. Архивировано 19 мая 2021 года.


Источник — https://ru.wikipedia.org/w/index.php?title=Система_управления_документами&oldid=124582465